سبد خرید شما خالی است.
مدیریت زمان
مدیریت زمان، یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.
البته گاهی اوقات هم به اشتباه مشکلات دیگر خود را ناشی از مدیریت زمان می‌دانیم.
بسیاری از ما راهکار انواع مشکلاتمان را در مدیریت زمان می‌جوییم.
دقت داشته باشید که مشکلات دیگری مانند اعتیاد به کار را با مدیریت زمان اشتباه نگیریم.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
همهٔ ما به یک دلیل واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم. قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. برخی از رایج‌ترین دلایل کمبود زمان را در اینجا با هم مرور می‌کنیم.
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم.
وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می‌کنیم. وقتی می‌خواهیم تأثیری ماندگار از خودمان در حوزهٔ علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اوّلین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ٔ کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده‌ایم.
ضعف در مهارت تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی
مدیریت زمان و مسئلهٔ اولویت‌بندی در کارها
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت‌بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم؛ یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دورهٔ کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ٔ کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعهٔ دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تأمین هزینه‌ٔ تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همهٔ این‌ها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آن‌ها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت‌بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همهٔ خواسته‌های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقّت و کیفیت خوب برگزار کند، هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد، هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت‌بندی، مهارتی ضروری امّا بسیار دشوار و چالش‌برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم‌گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب‌بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
ضعف در تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران و مشکل ما در واگذاری کارها و تفویض اختیار باشد.
ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. آیا تابه‌حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه‌جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه‌زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط‌گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه‌جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
کمال‌طلبی
کمال‌طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال‌گرایی و بحث مدیریت زمان
کمال‌طلب‌ها یا Perfectionistها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از ۱۰۰ را نمی‌پذیرند. آن‌ها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آن‌ها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج‌بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ٔ یک عروسی از آن‌ها وقت می‌گیرد و باید تمام جزئیات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در هنر حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.
مشکل در مدیریت زمان به دلیل حل موردی مسائل
بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم، بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.
به‌جای اینکه یک‌بار ببینیم ریشهٔ مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می‌شود.
دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آن‌ها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. امّا به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک‌های مختلف، از وقت جزئی باقیمانده استفادهٔ بهتری بکنیم.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی‌وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی‌اوقات مسئلهٔ ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضهٔ سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
مشکل اهمال‌کاری
اهمال‌کاری و به تعویق انداختن هم می‌تواند ریشهٔ دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. می‌توانم امروز پروژهٔ درسی‌ام را انجام دهم، اما ترجیح می‌دهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به‌هرحال باید مانتوی خودم را به خشک‌شویی بدهم، امّا اگر می‌شود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که می‌بینم باک ماشین تقریباً خالی شده، امّا تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول می‌کنم.
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
با آگاهی از این عوامل می‌توانیم زمان خود را مدیریت کرده و استرس کمتری را تجربه کنیم و به نتیجهٔ مطلوب‌تری برسیم.